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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PET MARK S.A.S. 1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RAZÓN SOCIAL: PET MARK S.A.S. NIT: 830102371-7
DOMICILIO: AV 9 121-70, Bogotá TELÉFONO: (571) 6200811 EMAIL: contabilidad@petmark.co

2. NORMATIVIDAD LEGAL

La política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por PET MARK S.A.S.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales registrados en cualquier base de datos de la empresa cuyo titular sea una persona natural.

4. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en

materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

5. PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la empresa aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento:

a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

  1. Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice la empresa o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
  2. Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, ojudicial que releve el consentimiento. Los principios incluidos en este documento son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.

d. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, la empresa garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

  1. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de la empresa, será de medio.
  2. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por la empresa, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la empresa, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre

en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

6. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se publica teniendo en cuenta los Datos Personales provenientes de personas naturales que sostienen un vínculo legal, comercial o contractual con PETMARK S.A.S para las finalidades que se señalan a continuación:

DATOS

FINALIDAD

TRABAJADORES

Nombre, teléfono, hoja de vida, correo, dirección, cuentas bancarias, examen ocupacional|

Gestiones de recursos humanos de la empresa con los integrantes, actividades promocionales, demás.

PROVEEDORES

Nombre, Teléfono, certificado cédulas.

Dirección, Correo, RUT, bancario,

Gestión administrativa y financiera de la compañía, relacionamiento y consecución de promociones y descuentos

CLIENTES

Nombre, dirección, correo, twitter, ubicación.

apellido, teléfono, cc, Facebook, cumpleaños,

Promociones especiales, segmentación y publicidad segmentada, Servicio al cliente, comunicaciones. Promoción y venta de productos y servicios. Invitación de participación a rifas.

NOTA: PETMARK S.A.S. declara no hacer tratamiento de Datos Sensibles en la ejecución de su objeto social.

7. DERECHOSDELOSTITULARESDEDATOSPERSONALES

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de PET MARK S.A.S:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PETMARK S.A.S o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.

c) Ser informado por PETMARK S.A.S o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. DEBERES DE PET MARK S.A.S. COMO RESPONSABLE

PETMARK S.A.S como Responsable deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a)  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular:
  2. b)  Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  3. c)  Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales
  4. d)  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presentepolítica.
  5. e)  Procurar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en lostérminos establecidos en la siguiente política.
  6. f)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir sualteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. g)  Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  8. h)  Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
  9. i)  Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar losdatos personales que tratará como Encargado.
  10. j)  Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeasdata.
  11. k)  Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términosseñalados en la presente política.
  12. l)  Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyobloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  13. m)  Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular ofacultadas por la ley para dicho efecto.
  14. n)  Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violacionesa los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

    titulares.

  15. o)  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia deIndustria y Comercio.

9. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

10. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, PET MARK S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia. La autorización del titular será en todo momento clara, expresa e informada de acuerdo a los requerimiento normativos.

11. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con el Decreto 1377 de 2013, PETMARK S.A.S, sólo podrá tratar los datos personales de una persona, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario PETMARK S.A.S, deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.

Sin embargo, como excepción a lo anterior, la supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos PETMARK S.A.S.

12. EXCEPCIONES A LA PROTECCIÓN
La ley excluye de la protección de datos personales lo siguiente:

(i) Los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales, (v) los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).

13. RECLAMOS Y CONSULTAS
El Titular de los datos personales puede ejercer principalmente, sus derechos mediante la

presentación de consultas y reclamos ante los canales señalados a continuación.

a) Procedimiento Consultas

Las consultas por correo electrónico deberán contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que quieren ser consultados, ii) dirección, y iii) correo electrónico.

La consulta será atendida por PETMARK S.A.S, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término PETMARK S.A.S, informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.
Así entonces el término máximo para atender la consulta será de 15 días hábiles, siempre y cuando dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la consulta se le informe al titular el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de 10 días hábiles.

b) Procedimiento Reclamos

Cuando el titular considere que la información tratada por PETMARK S.A.S deba ser objeto de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo a los canales de atención dispuestos para tal fin en el capítulo anterior.

Este reclamo deberá contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección del domicilio, y iv) correo electrónico.
PETMARK S.A.S, dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El área de SERVICIO AL CLIENTE de PET MARK S.A.S. será responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico: contabilidad@petmark.co.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD:

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, PET MARK S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

15. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 06 de marzo de 2016 y entra en

vigencia a partir del día 01 de abril de 2016.

MARIA ELSA PRADA DE LIZARAZO Representante Legal
PET MARK S.A.S.
NIT. 830102371-7

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